Этика деловой переписки

Рейтинг пользователей: / 12
ХудшийЛучший 

Этика деловой переписки

Автор: Анна Мельник

 Здравствуйте, друзья!

Я пишу это послание, потому что хочу поделиться своим небольшим опытом, который может помочь вам писать хорошие деловые письма.

Людям свойственно общаться. И каждый волен выбирать тот стиль, который ему по душе. Но иногда, чтобы люди понимали друг друга лучше, лучше заранее договориться придерживаться определенных правил. Такие правила есть и в деловой переписке по электронной почте.

Поскольку на эту тему уже написаны талмуды, можно взять любой из них и потратить некоторое время на его освоение. Но если времени мало, а написать нужно уже сейчас, предлагаю прочесть мое коротенькое послание.

Если вы будете следовать  этим простым рекомендациям, то ваше письмо будет выглядеть аккуратным, понятным и приятным для получателя.

Итак, поехали!

Вы задумали написать письмо. С чего начать?

Во-первых, тема должна быть. Нет, конечно, если вы хотите, чтобы ваше письмо попало в спам, было удалено или задвинуто в самый долгий ящик – вперед, отправляйте письмо без темы.

Во-вторых, тема должна быть содержательной. Как вы думаете, если у вас все падает при  нажатии кнопки А на сервере X, какая тема лучше?

1. "Проблема!!!"
2. "Сервер X падает при нажатии кнопки А"

 Правильно, 2.

Почему не1? Потому что первый вариант не дает понимания, о чем именно будет письмо. И еще потому что тема, содержащая слово "проблема" сразу готовит получателя к чему-то плохому, большому, темному и, возможно, трудноразрешимому. Несмотря на то, что сама проблема может оказаться пустяковой.

С чего мы начинаем обычный разговор? С приветствия. Это пожелание собеседнику всего хорошего и настрой на продуктивную беседу. Так почему же мы забываем (ленимся?) написать простое "Привет" в рабочей переписке?

Поздоровайтесь с человеком, которому пишете письмо – это, пусть и незаметная деталь, но ритуал, который не лишен смысла. Конечно, лучше выбрать подходящее приветствие в зависимости от того, кем вам приходится получатель. С этой задачей вы наверняка сами справитесь 

О том

• что после приветствия нужно описать все, что хотите донести, чтобы вас поняли
• что сначала лучше описать мотивы, побудившие вас написать письмо, а затем изложить суть
• что стоит написать о том, какие файлы прикрепляете к письму как вложения (потому что получатель может расценить это как вирус и побояться открыть его)
• что не стоит писать БОЛЬШИМИ БУКВАМИ, потому что у читателя создастся ощущение, что вы на него кричите, лучше используйте менее агрессивные способы – например, италик или болд (или цвета – только не переборщите с ядовитыми цветами и учтите, что красный тоже воспринимается, как агрессивный)
• что текст лучше писать одним шрифтом и для выделения части текста использовать еще один и тот же способ во всем письме, потому что написанное разными шрифтами и цветами выглядит неопрятно и это тяжело читать
• и о других очевидных для вас вещах

я писать не буду. Вы это и так знаете.

В конце письма оставьте короткое "С уважением, <подставить свое имя>". Да, конечно по адресу вашей электронной почты и так понятно, кто писал письмо. Но все же, дайте человеку с той стороны почувствовать, как хорошо вы к нему относитесь.

Наверняка вы замечали, что рядом с кнопкой "Ответить" (Reply) есть еще кнопка "Ответить всем" (Reply to All). Знаете, зачем нужна кнопка "Ответить всем"? Правильно, чтобы ответить всем. То есть, чтобы все, кто был в копии письма вместе с вами, также получили ваш ответ. Используйте ее как можно чаще – это хорошая кнопка.

Есть еще пара правил, которые могут показаться странными не обладающему большим опытом автору ответа на электронное письмо. Когда вы нажали "Ответить" или "Ответить всем", у вас появляется поле для ввода ответа. Вверху стоит курсор, а чуть ниже – текст всей предыдущей переписки.

Почему курсор стоит вверху - ведь мы привыкли писать сверху вниз? Это нужно для того, чтобы человек, который получит ваш ответ, сразу смог читать его, и ему для этого не нужно было пролистывать всю переписку. Поэтому правило первое: пишите свой ответ прямо сверху появившегося поля для текста – там, где курсор стоит по умолчанию.

А зачем у нас появляется весь этот текст прошлой переписки, когда мы отвечаем на письмо? Это нужно для того, чтобы не нужно было искать в других письмах, о чем же шла речь раньше, какой вопрос решается. Поэтому правило второе: всегда оставляйте историю прошлых сообщений в своем ответе. Это поможет вашему собеседнику быстрее сообразить, о чем ваше письмо.

Вот, кажется, и все. Желаю успеха в написании понятных и аккуратных деловых писем!

С уважением,

Анна Мельник